10 Fehler bei Website-Ausschreibungen vermeiden
Eine Website-Ausschreibung entscheidet oft früher über den Projekterfolg, als es auf den ersten Blick scheint. Die 10 Fehler bei Website-Ausschreibungen entstehen selten aus mangelndem Engagement. Meist fehlen Zeit, technische Einordnung oder eine gemeinsame Sprache zwischen Fachabteilung, IT und externen Dienstleistern. Die Folge sind Angebote, die sich nur scheinbar vergleichen lassen, Nachträge im Projekt und eine Plattform, die den Betrieb unnötig aufwendig macht.
Eine gute Ausschreibung muss kein hundertseitiges Lastenheft sein. Sie sollte aber die Ziele, Rahmenbedingungen und Qualitätsanforderungen so klar beschreiben, dass eine Agentur Aufwand, Risiken und passende technische Optionen seriös bewerten kann. Gerade bei CMS-Migrationen, komplexen Inhaltsstrukturen, Schnittstellen oder Anforderungen an Barrierefreiheit lohnt sich diese Vorarbeit.
10 Fehler bei Website-Ausschreibungen, die Projekte verteuern
1. Die Website wird beschrieben, nicht das Ziel
„Moderner Relaunch“ oder „neues Corporate Design“ sind nachvollziehbare Wünsche, aber keine belastbaren Projektziele. Soll die neue Website qualifizierte Anfragen erzeugen, Redaktionen entlasten, mehrere Standorte abbilden oder ein bestehendes System ablösen? Ohne diese Prioritäten bleibt offen, welche Lösung sinnvoll ist.
Beschreiben Sie deshalb den erwarteten Nutzen für Nutzerinnen und Nutzer, Redaktion und Organisation. Eine B2B-Plattform mit vielen Produktdaten benötigt andere Strukturen als eine Karriere-Website oder ein Serviceportal. Ziele helfen auch dann, wenn Anforderungen im Projekt konkurrieren und Entscheidungen getroffen werden müssen.
2. Bestehende Systeme und Inhalte bleiben eine Blackbox
Viele Ausschreibungen nennen das aktuelle CMS, liefern aber keine Informationen über Version, Erweiterungen, Schnittstellen, Hosting oder den tatsächlichen Umfang der Inhalte. Dabei entscheidet genau das darüber, ob ein Relaunch eine Neuentwicklung, eine Migration oder eine schrittweise Modernisierung sein sollte.
Relevante Unterlagen sind etwa eine Übersicht der vorhandenen Seitentypen, Schnittstellen, Domains, Tracking-Setups und Nutzerrollen. Auch technische Schulden sollten offen benannt werden. Eine erfahrene Agentur kann Risiken nur einpreisen, wenn sie sie kennt. Andernfalls erscheinen sie später als zusätzlicher Aufwand.
3. Anforderungen werden als Wunschliste gesammelt
Eine lange Featureliste schafft noch keine gute Ausschreibung. Besonders problematisch wird es, wenn Muss-Anforderungen, sinnvolle Optionen und spätere Ausbaustufen gleich behandelt werden. Dann kalkulieren Anbieter entweder sehr großzügig oder lassen notwendige Rückfragen offen.
Ordnen Sie Anforderungen nach Priorität: Was muss zum Go-live funktionieren, was ist für die nächste Ausbaustufe vorgesehen und was ist lediglich eine Idee? Das schafft einen realistischen Projektkern. Gleichzeitig bleibt die Ausschreibung offen genug, damit Dienstleister fachlich begründete Alternativen vorschlagen können.
4. Das CMS wird vor der Anforderungsanalyse festgelegt
Ein konkretes CMS kann sinnvoll vorgegeben sein, etwa weil intern TYPO3-Know-how vorhanden ist oder mehrere Plattformen konsolidiert werden sollen. Häufig wird die Systementscheidung jedoch aus Gewohnheit getroffen. Dann wird versucht, Anforderungen an ein Werkzeug anzupassen, statt die passende technische Grundlage zu wählen.
Wenn ein CMS gesetzt ist, sollte die Ausschreibung dies begründen und den erwarteten Entwicklungsstandard benennen. Bei TYPO3 sind beispielsweise Version, Update-Strategie, Umgang mit Extensions, Rollenmodell und Mehrsprachigkeit relevante Punkte. Ist das System noch offen, sollten Anbieter ihre Empfehlung nachvollziehbar herleiten.
5. Barrierefreiheit wird zu spät oder zu vage behandelt
„Barrierearm“ ist keine prüfbare Anforderung. Für viele öffentliche Stellen und zunehmend auch für Unternehmen ist digitale Barrierefreiheit ein verbindlicher Qualitätsfaktor. Sie betrifft nicht nur Kontraste und Schriftgrößen, sondern Struktur, Tastaturbedienung, Formulare, redaktionelle Prozesse, Dokumente und eingebundene Drittanbieter.
Benennen Sie daher den gewünschten Standard, etwa BITV oder WCAG, den Geltungsbereich und die Art der Qualitätssicherung. Soll ein externer Test erfolgen? Müssen Redaktionsvorlagen Fehlbedienungen vermeiden? Je klarer diese Fragen beantwortet sind, desto besser lassen sich Design, Entwicklung und Abnahme planen.
6. Performance, Sicherheit und Betrieb fehlen im Umfang
Der Launch ist kein Projektende. Trotzdem konzentrieren sich Ausschreibungen oft fast vollständig auf Konzept, Design und Entwicklung. Anforderungen an Ladezeiten, Sicherheitsupdates, Backups, Monitoring, Hosting und Support werden entweder gar nicht genannt oder in einem Satz abgehandelt.
Das ist riskant, weil diese Leistungen unterschiedliche Verantwortlichkeiten und Kosten auslösen. Definieren Sie mindestens die erwartete Betriebsdauer, Reaktionszeiten bei Störungen, Update-Prozesse und Zuständigkeiten. Bei geschäftskritischen Websites gehören auch Datenschutz, Rechtekonzepte und ein nachvollziehbarer Umgang mit Sicherheitslücken in den Leistungsumfang.
7. Die Content-Migration wird unterschätzt
Eine neue Website kann technisch hervorragend sein und dennoch scheitern, wenn Inhalte kurz vor dem Go-live hektisch kopiert werden. Alte Seiten enthalten häufig doppelte Texte, unklare Zuständigkeiten, nicht mehr gültige Downloads und Dateien ohne barrierefreie Aufbereitung. Eine reine Mengenangabe wie „circa 500 Seiten“ reicht daher selten aus.
Klären Sie, welche Inhalte übernommen, überarbeitet, archiviert oder entfernt werden. Legen Sie fest, ob die Agentur migriert, ob interne Teams Inhalte einpflegen und welche Qualitätskontrollen vorgesehen sind. Bei strukturierten Daten, mehreren Sprachen oder vielen Dokumenten sollte die Migration als eigener Arbeitsschritt bewertet werden.
8. Design und UX werden von technischen Anforderungen getrennt
Ein Designkonzept ohne Kenntnis der Inhaltsmodelle, Komponenten und Redaktionsabläufe führt oft zu teuren Korrekturen. Umgekehrt entsteht aus einer rein technischen Ausschreibung selten eine überzeugende Nutzerführung. Gute UX verbindet Geschäftsziele, Nutzeraufgaben und die spätere Pflege im CMS.
Fordern Sie deshalb nicht nur Referenzdesigns, sondern einen nachvollziehbaren Prozess ein: Analyse wichtiger Nutzerwege, Informationsarchitektur, Wireframes, responsives Design und Tests oder Feedbackschleifen. Entscheidend ist, dass Komponenten wiederverwendbar, zugänglich und redaktionell beherrschbar bleiben. Gestalterische Freiheit und Systematik schließen sich nicht aus.
9. Angebote werden nur über die Endsumme verglichen
Der günstigste Gesamtpreis ist kein verlässlicher Maßstab, wenn Leistungsumfänge unterschiedlich interpretiert wurden. Ein Angebot kann deutlich niedriger ausfallen, weil Konzeptionsaufwand, Testphasen, Projektmanagement, Migration oder Gewährleistung nicht enthalten sind. Auch Tagessätze helfen wenig, wenn die zugrunde liegenden Annahmen fehlen.
Bitten Sie um eine transparente Aufteilung nach Projektphasen, klar benannte Annahmen und optionale Positionen. Bewerten Sie neben dem Preis auch technische Qualität, Teamzuschnitt, Vorgehensmodell, Referenzen ähnlicher Komplexität und die Perspektive für Wartung und Weiterentwicklung. Nicht jede Anforderung muss billig sein, aber jeder Aufwand sollte verständlich sein.
10. Es gibt keine klaren Abnahme- und Entscheidungswege
Viele Projekte verlieren Zeit nicht durch Entwicklung, sondern durch ausstehende Freigaben und unklare Zuständigkeiten. Wenn unklar bleibt, wer Inhalte, Design, Datenschutz, IT-Sicherheit oder Barrierefreiheit verbindlich abnimmt, entstehen widersprüchliche Rückmeldungen. Das belastet Budget und Terminplan gleichermaßen.
Benennen Sie eine fachliche Projektleitung mit Entscheidungskompetenz und legen Sie feste Abstimmungspunkte fest. Ebenso wichtig sind prüfbare Abnahmekriterien: Welche Funktionen müssen getestet werden, welche Browser und Geräte sind relevant, welche Fehlerklassen verhindern den Go-live? So wird aus einer subjektiven „Gefällt mir“-Abnahme ein belastbarer Qualitätsprozess.
Was eine belastbare Ausschreibung zusätzlich braucht
Neben den fachlichen Anforderungen braucht ein gutes Dokument einen realistischen Zeitrahmen, Angaben zum verfügbaren Budget oder zumindest zu dessen Größenordnung sowie Informationen zur Vergabeentscheidung. Eine Agentur kann ein Projekt anders planen, wenn ein fester Go-live wegen einer Kampagne unverrückbar ist, als wenn Qualität und schrittweiser Rollout Vorrang haben.
Sinnvoll ist auch ein Raum für Rückfragen und Lösungsvorschläge. Eine Ausschreibung soll Vergleichbarkeit schaffen, nicht fachliches Mitdenken verhindern. Gerade bei individuellen Webanwendungen, Integrationen oder gewachsenen CMS-Landschaften zeigt sich die Qualität eines Partners daran, ob er Unklarheiten anspricht und tragfähige Optionen erklärt.
Der beste Zeitpunkt für diese Klärung ist vor dem Versand der Ausschreibung. Ein kurzer technischer Workshop, eine Bestandsaufnahme und ein abgestimmter Anforderungskatalog kosten deutlich weniger als Korrekturen in einer laufenden Entwicklung. So entsteht eine Grundlage, auf der sich nicht nur ein Projekt vergeben lässt, sondern eine Website langfristig sicher, wartbar und wirksam betrieben werden kann.
